Sebagai suatu sistem, prosedur bisnis pastiter diri
atas rangkaian proses yang berkesinambungan menuju puncak kegiatan bisnis,
yaitu transaksi. Proses yang paling awal adalah terjadinya perkenalan antara
penjual dan calon pembeli. Transaksi dalam perdagangan modern yang formal
umumnya terjadi setelah pembeli dan penjual menempuh prosedur tertentu yang
dinamakan prosedur bisnis.
Dalam proses menuju transaksi dan proses setelah
transaksi terdapat bermacam-macam aneka surat bisnis sebagai bentuk komunikasi
tertulis yang mengiringi proses dan prosedur bisnis. Adapun macam-macam surat bisnis :
1)
Surat Perkenalan
Adalah surat dari
penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan penjual
agar diketahui oleh calon pembeli sehingga perkenalan itu akan berkelanjutan
dengan proses berikutnya menurut transaksi.
Informasi tentang
perursahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah :
(1) nama perusahaan dan bidang usaha atau
kegiatannya
(2) gambaran
kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai
(3) pekerjaan/projek yang pernah ditangani
(4) harapan atau prospek yang dikehendaki oleh
penjual
(5) khusus surat perkenalan kepada instansi
pemerintah harus dilampiri
Tanda Daftar
Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor
Pokok Wajib Pajak (NPWP)
2)
Surat Permintaan Penawaran
Adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta
penawaran. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses
terjadinya transaksi bisnis. Surat permintaan penawaran bertujuan untuk meminta
keterangan terinci yang meiliputi daftar harga, katalog, brosur, atau
prospektus dan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang
barang atau jasa yang akan dibeli serta juga bisa untuk meminta agar penjual
mengadakan demonstrasi pemakaian di tempat calon pembeli.
Surat permintaan penawaran hendaknya isinya harus jelas agar
penjual mengetahui secara pasti keinginan calon pembeli dan surat permintaan penawaran tidak perlu disusun dengan gaya
yang menarik.
Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli menanyakan
:
(1)
nama dan jenisbarang
(2)
cirri-ciri khusus(spesifikasi)
barang, yaitu tipe,
ukuran, kualitas, kapasitas dan
lain-lain
(3)
harga satuan
(4)
potongan
(5)
brosur
(6)
cara pembayaran
(7)
cara penyerahan
(8)
kemudahan yang
mungkindiperolehpembeli, seperti service gratis, garansi, danlain-
lain yang merupakanlayananpenjual (after sales service)
3) Surat Penawaran
Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli
yang berisi penawaran barang atau jasa
yang member informasi tentang barang atau jasa dan menggugah minat calon pembeli
agar tertarik pada apa
yang ditawarkan. Surat penawaran dapat dibedakan atas dua macam
:
(1) Penawaran atas inisiatif penjual
Surat penawaran
yang dikirim oleh penjual atas inisiatifnya mempunyai kedudukan
yang lemah karena surat jual itu belum tentu diharapkan oleh calon pembeli. Dari segi penyusunannya, surat penawaran atas inisiatif penjual lebih menguntungkan karena di dalam surat ini penjual dapat dengan leluasa mempromosikan barang atau jasa
yang ditawarkannya.
(2) Penawaan sebagai balasan surat permintaan penawaran.
Penawaran yang merupakan balasan dari surat permintaan penawaran, isinya surat penawaran itu terikat dan terbatas hanya menerangkan hal-hal
yang ditanyakan oleh calon pembeli.
Syarat surat penawaran
yang harus dipenuhi
:
a)
Bahasa surat harus menarik.
b)
Isi surat tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang atau jasa yang ditawarkan.
c)
Isi surat harus memotivasi pembaca agar ingin tahu lebih lanjut tentang sesuatu yangditawarkan.
d)
Surat penawaran harus berisi keterangan
yang lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar-gambar.
4) Surat Pesanan dan Balasannya
Surat pesanan(order)
adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual
yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu
yang dilakukan setelah mengetahui informasi
yang diperoleh melalui surat penawaran,
melalui iklan,
atau melalui petugas pemasaran(wiraniaga)
dari perusaahaan penjual.
Yang penting di
dalarn surat pesanan harus disebut dengan jelas,
singkat, dan sopan segala sesuau
yang menyangkut pesanan akan menjadi pertimbangan bagi penjual untuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau tidak, yaitu
:
1.
Nama,
jenis, tipe, danciri-ciri lain barang yang dipesan.
2.
Jurnlah atau banyaknya pesanan.
3.
Cara pembayann.
4.
Cara pengiriman atau cara penyerahan
yang dikehendaki.
5.
Waktu penyerahan atau waktu pengiriman
yang diinginkan(kapan barang diharapkan tiba).
5) Surat Penerimaan Pesanan
Ialah surat
yang dikirim oleh penjual kepada pemesan karena penjual mendapat
order dan semua persyaratan
yang diusulkan atau
yang dikehendaki pemesan di dalam order itu dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat pesanan itu.
Isi surat penerimaan pesanan tidak
lain dari pernyataan penjual bahwa ia dapat memenuhi pesanan,
namun ia memerlukan waktu beberapa
lama untuk persiapan,
dan mamberikan estimasi kapan pengiriman barang akan dilakukan.
Surat ini sangat perlu dikirim oleh penjual kepada pemesan karena manfaatnya sangatbesar,
baik bagi penjual maupun bagi pemesan,
yaitu :
(1) Agar pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual
(2) Agar pemesan tidak lagi mencari barang
yang sama dari penjual yang lain
(3) Agar pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu
yang diperlukan sebelum barang yang dipesannya tiba, misalnya uang,
alat angkut, gudang,
dan lain-lain.
(4) Agar pemesan dapat menawarkan barang pesanannya kepada pihak
lain, walaupun barangnya belum tiba(bila barang
yangdipesan itu untuk dijual lagi)
6) Surat Konfirmasi Pesanan
Berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai
media selain dengan perantaraan surat,
pemesanan juga dapat dilakukan dengan perantaraan telepon,
telegam, teleks, danfaksimili. Pemesanan melalui telepon,
telegram, dan teleks masih lemah dasar hukumnya karena tidak mempunyai bukti otentik seperti tidak terdapat tandatangan pemesan. OIeh karena itu,
setelah menerima pesanan
via telepon atau
via teleks, penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut dengan membuat surat
yang disebut surat konfirmasi pesanan.
Surat konfirmasi pesanan berisi
data tentang pesanan
yang terdiri atas nama batang,
jumlahnya, harga,
dan syarat jual beli lainnya seperti tempat penyerahan,
waktu penyerahan,
cara pembayaran,
dan lain-lain. Surat konfirmasi pesanan bertujuan untuk memperoleh kepastian tentang pesanan berikut syarat jual beli
yang dikehendaki penjual. Apabila si pemesan setuju maka lembar aslinya harus dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan.
7) Surat Penolakan Pesanan
Penjual yang
terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan penolakan itu kepada pemesan secepatnya. Surat penolakan pesanan harus berisi alasan
yang logis. Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa
yang halus dan sopan
agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin.
Ada beberapa hal
yang menyebabkan pihak penjual terpaksa menolak pesanan, karena barang yang
dipesan tidak ada atau sudah habis,
tidak tercapainya persesuaian mengenai cara penyerahan atau pengiriman barang,
atau tidak disetujuinya cara pembayaran
yang diusulkan oleh pemesan(misalnya pemesan menghendaki pembayaran secara kredit,
sedangkan penjual menghendaki secara tunai).
Dalam surat penolakan pesanan terkadang penjual dapat menyampaikan dua maksud di
dalam satu surat serta dapat terjadi adanya penawaran baru. Sambil menolak satu pesanan,
penjual dapat menawarkan barang baru,
asalkan barangnya sejenis dengan barang
yang dipesan.
8) Surat Referensi
Bank dan Referensi Dagang
Referensi yang
dikeluarkan oleh
bank disebut referensi
bank, sedangkan referensi dari perusahaan disebut referensi dagang. Surat referensi diberikan rahasia oleh pihak yang memberi kepada pihak
yang meminta.
Surat referensi diperlukan oleh
bank atau perusahaan bila berhadapan dengan nasabah atau pelanggan
yang masih baru. Jika pembeli(pihakkesatu),
misalnya, berhubungan dagang dengan sebuah perusahaan(pihakkedua) untuk pertama kalinya dan ia ingin membeli barang secara kredit maka perusahaan/pihakkedua memerlukan referensi dari
bank atau perusahaan
lain(pihakketiga untuk rnengetahui kredibilitas atau creditworthiness calon pembeli apakah memenuhi syarat untuk diberi kredit atau tidak.
www.webillian.com
BalasHapus