Rabu, 08 Februari 2012

macam-macam surat bisnis


Sebagai suatu sistem, prosedur bisnis pastiter diri atas rangkaian proses yang berkesinambungan menuju puncak kegiatan bisnis, yaitu transaksi. Proses yang paling awal adalah terjadinya perkenalan antara penjual dan calon pembeli. Transaksi dalam perdagangan modern yang formal umumnya terjadi setelah pembeli dan penjual menempuh prosedur tertentu yang dinamakan prosedur bisnis.
Dalam proses menuju transaksi dan proses setelah transaksi terdapat bermacam-macam aneka surat bisnis sebagai bentuk komunikasi tertulis yang mengiringi proses dan prosedur bisnis. Adapun macam-macam surat bisnis :
1)    Surat Perkenalan
Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli sehingga perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses berikutnya menurut transaksi.
Informasi tentang perursahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah :
(1) nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya
(2) gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai
(3) pekerjaan/projek yang pernah ditangani
(4) harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual
(5) khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri
Tanda Daftar Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor
Pokok Wajib Pajak (NPWP)
2)    Surat Permintaan Penawaran
Adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Surat permintaan penawaran bertujuan untuk meminta keterangan terinci yang meiliputi daftar harga, katalog, brosur, atau prospektus dan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli serta juga bisa untuk meminta agar penjual mengadakan demonstrasi pemakaian di tempat calon pembeli.
Surat permintaan penawaran hendaknya isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti keinginan calon pembeli dan surat permintaan penawaran tidak perlu disusun dengan gaya yang menarik.
Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli menanyakan :
(1)  nama dan jenisbarang
(2)  cirri-ciri khusus(spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain
(3)  harga satuan
(4)  potongan
(5)  brosur
(6)  cara pembayaran
(7)  cara penyerahan
(8)  kemudahan yang mungkindiperolehpembeli, seperti service gratis, garansi,   danlain- lain yang merupakanlayananpenjual (after sales service)


3)    Surat Penawaran
Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa yang member informasi tentang barang atau jasa dan menggugah minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang ditawarkan. Surat penawaran dapat dibedakan atas dua macam :
(1)   Penawaran atas inisiatif penjual
         Surat penawaran yang dikirim oleh penjual atas inisiatifnya mempunyai kedudukan yang lemah karena surat jual itu belum tentu diharapkan oleh calon pembeli. Dari segi penyusunannya, surat penawaran atas inisiatif penjual lebih menguntungkan karena di dalam surat ini penjual dapat dengan leluasa mempromosikan barang atau jasa yang ditawarkannya.

(2)   Penawaan sebagai balasan surat permintaan penawaran.
         Penawaran yang merupakan balasan dari surat permintaan penawaran, isinya surat penawaran itu terikat dan terbatas hanya menerangkan hal-hal yang ditanyakan oleh calon pembeli.

Syarat surat penawaran yang harus dipenuhi :
a)     Bahasa surat harus menarik.
b)     Isi surat tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang atau jasa yang ditawarkan.
c)      Isi surat harus memotivasi pembaca agar ingin tahu lebih lanjut tentang sesuatu yangditawarkan.
d)     Surat penawaran harus berisi keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar-gambar.

4)    Surat Pesanan dan Balasannya
Surat pesanan(order) adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu yang dilakukan setelah mengetahui informasi yang diperoleh melalui surat penawaran, melalui iklan, atau melalui petugas pemasaran(wiraniaga) dari perusaahaan penjual.
Yang penting di dalarn surat pesanan harus disebut dengan jelas, singkat, dan sopan segala sesuau yang menyangkut pesanan akan menjadi pertimbangan bagi penjual untuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau tidak, yaitu :
1.     Nama, jenis, tipe, danciri-ciri lain barang yang dipesan.
2.     Jurnlah atau banyaknya pesanan.
3.     Cara pembayann.
4.     Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki.
5.     Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan(kapan barang diharapkan tiba).

5)    Surat Penerimaan Pesanan
Ialah surat yang dikirim oleh penjual kepada pemesan karena penjual mendapat order dan semua persyaratan yang diusulkan atau yang dikehendaki pemesan di dalam order itu dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat pesanan itu.
Isi surat penerimaan pesanan tidak lain dari pernyataan penjual bahwa ia dapat memenuhi pesanan, namun ia memerlukan waktu beberapa lama untuk persiapan, dan mamberikan estimasi kapan pengiriman barang akan dilakukan. Surat ini sangat perlu dikirim oleh penjual kepada pemesan karena manfaatnya sangatbesar, baik bagi penjual maupun bagi pemesan, yaitu :
(1)   Agar pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual
(2)   Agar pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual yang lain
(3)   Agar pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum barang yang dipesannya tiba, misalnya uang, alat angkut, gudang, dan lain-lain.
(4)   Agar pemesan dapat menawarkan barang pesanannya kepada pihak lain, walaupun barangnya belum tiba(bila barang yangdipesan itu untuk dijual lagi)

6)    Surat Konfirmasi Pesanan
Berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai media selain dengan perantaraan surat, pemesanan juga dapat dilakukan dengan perantaraan telepon, telegam, teleks, danfaksimili. Pemesanan melalui telepon, telegram, dan teleks masih lemah dasar hukumnya karena tidak mempunyai bukti otentik seperti tidak terdapat tandatangan pemesan. OIeh karena itu, setelah menerima pesanan via telepon atau via teleks, penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan.
Surat konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri atas nama batang, jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya seperti tempat penyerahan, waktu penyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain. Surat konfirmasi pesanan bertujuan untuk memperoleh kepastian tentang pesanan berikut syarat jual beli yang dikehendaki penjual. Apabila si pemesan setuju maka lembar aslinya harus dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan.

7)    Surat Penolakan Pesanan
Penjual yang terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan penolakan itu kepada pemesan secepatnya. Surat penolakan pesanan harus berisi alasan yang logis. Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin.
Ada beberapa hal yang menyebabkan pihak penjual terpaksa menolak pesanan, karena barang yang dipesan tidak ada atau sudah habis, tidak tercapainya persesuaian mengenai cara penyerahan atau pengiriman barang, atau tidak disetujuinya cara pembayaran yang diusulkan oleh pemesan(misalnya pemesan menghendaki pembayaran secara kredit, sedangkan penjual menghendaki secara tunai).
Dalam surat penolakan pesanan terkadang penjual dapat menyampaikan dua maksud di dalam satu surat serta dapat terjadi adanya penawaran baru. Sambil menolak satu pesanan, penjual dapat menawarkan barang baru, asalkan barangnya sejenis dengan barang yang dipesan.

8)     Surat Referensi Bank dan Referensi Dagang
            Referensi yang dikeluarkan oleh bank disebut referensi bank, sedangkan referensi dari perusahaan disebut referensi dagang. Surat referensi diberikan rahasia oleh pihak yang memberi kepada pihak yang meminta.
            Surat referensi diperlukan oleh bank atau perusahaan bila berhadapan dengan nasabah atau pelanggan yang masih baru. Jika pembeli(pihakkesatu), misalnya, berhubungan dagang dengan sebuah perusahaan(pihakkedua) untuk pertama kalinya dan ia ingin membeli barang secara kredit maka perusahaan/pihakkedua memerlukan referensi dari bank atau perusahaan lain(pihakketiga untuk rnengetahui kredibilitas atau creditworthiness calon pembeli apakah memenuhi syarat untuk diberi kredit atau tidak.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar