pengertian surat

1.      Pengertian Surat :

Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang kusus berlaku untuk surat-menyurat .

2.      Guna Surat :

·         Alat komunikasi tulis.

·         Bukti tertulis yang otentik.

·         Alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan( arsip).

·         Alat untuk mewaklli perseorangan dan mewakili organisasi(duta organisasi).

·         Pedoman atatu dasar untuk bertidak.

·         Keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam aktivitas tertentu.

·         Bukti historis dari suatu kegiatan.

3.      Syarat-syarat yang baik dalam surat- menyurat :

ü  Menggunakan kertas surat yang teat dalam hal ukuran,jenis,dan warna, serta harus disesuaikan dengan jenis surat yang akan ditulis.

ü  Menggunakan surat yang standart.

ü  Menggunakan bahasa Indonesia yang baku.

ü  Menggunakan gaya bahasa yang lugas.

ü  Menggunakan bahasa yang jelas(clear).

ü  Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat.

ü  Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.

ü  Tidak menggunakan singkatan yang belum lazim.

ü  Tidak menggunakan kata-kata atau istilah yang sulit.

4.      Penggolongan Surat :

1)        Penggolongan Surat Menurut Wujudnya

v  Surat Bersampul

Surat berkumpul adalah surat yang terdiri  atas kertas beserta amplopnya.

v  Kartu Pos

Surat yang berbentuk kartu yang berukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh Perumtal.

v  Warkat Pos

Surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat.

v  Telegram dan Teleks

Surat yang dikirimkan dari jauh.

v  Memo dan Nota

Surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi.

v  Surat tanda Bukti

Surat khusus yang berbentuk formulir yang digunakan untuk tanda bukti suatu kegiatan.

2)        Penggolongan Surat Menurut Pemakaiannya

Ø  Surat Pribadi

Surat dari perseorangan kepada orang lain atau kepada organisasi.

Ø  Surat Pemerintah

Suarat resmi yang terutama dipergunakan oleh istansi pemerintah.

Ø  Surat Niaga

Surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan perdagangan atau jual beli.

Ø  Surat Sosial

Surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan.

3)         Penggolongan Surat Menurut Kegiatan

a.       Surat intern

Surat yang ditujukan ke dalam lingkungan atatu organisasi.

b.      Surat ekstern

Surat yang ditujukan  ke luar organisasi

4)        Penggolongan Surat Menurut Bnyaknya Sasaran Yang Dituju

a)      Surat biasa

Surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi.

b)      Surat edaran dan surat pengumuman

Surat yang ditujukan kepada orang/organisasi yang jumlahnya banyak.

5)        Penggolongan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

§   Surat permohonan

§   Surat penuntutan

§   Surat pesanan

§   Surat keterangan

6)        Penggolongan Surat Menurut sifatnnya

v  Surat biasa

Surat yang isinya bersifat biasa.

v  Surat konfidensial

Surat untuk kalangan terbatas.

v  Surat Rahasia

Surat yang hanya boleh dibuka dan hanya boleh diketahui isinya oleh orang yang dituju

7)        Penggolongan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya

ü  Surat biasa

Surat yang diperlakukan secara biasa.

ü  Surat segera/ekspres

Surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera.

ü  Surat kilat

Surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera.

5.      Bentuk surat

Bentuk surat adalah pola atau patrun sebuah surat yang ditentukan oleh tataletak(layout).

        Bentuk Resmi (official style)

Ø  Variasi bentuk resmi

·      Bentuk resmi Indonesia lama

(official block style)

·      Bentuk Resmi Indonesia baru

(new block style)

        Bentuk Lurus (block style)

Ø  Variasi bentuk lurus

·      Bentuk lurus penuh

(full block style)

·      Bentuk lurus

(block style)

·      Bentk setengah lurus

( semi block style)

        Bentuk Bertakuk (indented style)

Ø  Variasi bentuk bertekuk

·      Bentuk bertakuk

(indented style)

·      Bentuk alinea bergantung

(hanging paragraph style)

Bentuk surat diatas mempunyai Variasi masing-masing sehingga bentuk surat berperihal secara lengkap.